Como fazer uma Festa a fantasia

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Espaço Golf - 15 de Março de 2013 | Foto: Rafael Cautella

FESTA A FANTASIA

Não sei se vocês sabem mas em março irei concluir o meu curso de Técnico em Eventos e estou louca para começar a trabalhar na área, mas enquanto isso não acontece resolvi ajudar vocês com suas festas. Hoje darei dicas de como fazer uma festa a fantasia. Vem comigo!

Quanto pensa em gastar?

A parte mais importante inicialmente é saber o quanto está disposto a gastar com a sua festa. Pode parecer besteira pensar nisso inicialmente, mas vai por mim, o que não rola é extrapolar e não conseguir pagar depois. Então, pense na quantidade de dinheiro que poderá investir em sua festa. Ou em um método de conseguir juntar o dinheiro para fazê-la. Como? A venda de ingressos é uma boa ideia para arrecadar dinheiro e conseguir colocar tudo que deseja em sua festa. Mas nada de começar a vender os ingressos sem organizar tudo que pretende fazer no evento, a quantidade de pessoas que quer, o local, o que terá de comes e bebes e claro, a parte mais legal, o tema, e com ele sua decoração. Para isso deve-se ter um planejamento bem certinho para que nada saia do planejado. Pense em amigos que poderiam lhe auxiliar na venda de ingressos e faça um evento no facebook para atrair mais pessoas que curtam esse gênero de festa.

Organizando o evento:

1) Quantidade de convidados:

Agora que você já decidiu o meio de como será a forma de arrecadar dinheiro, seja seu ou a partir da venda de ingressos, é hora de pensar na quantidade de pessoas. Não pense que só porque deseja uma festa para cem convidados que será simples de organizar: cada evento tem detalhes que precisam ser observados. Nada de pensar assim, porque a festa acabará saindo de seu controle. Decidiu quantas pessoas? Lembre-se que o cardápio só poderá ter um controle total sobre a quantidade a ser servida se tiver com a informação de convidados estabelecida.

2) Cardápio:

Pense no local para distribuir a comida. Nada de pensar que as pessoas conseguem ficar quatro horas em uma festa apenas bebendo, até adolescentes não irão querer pagar ou ir a uma festa em que não terá comida, vai por mim, esse é um item que se deve ter todo o cuidado. Os comes e bebes são importantíssimos. Se acredita que boa parte de seus convidados curtem bebidas, vale a pena investir nos serviços de um Barman. Que será mais um atrativo seja de decoração, porque as bancadas deles são sempre bem enfeitadas, e seja para instigar a certeza de uma boa festa. Dependendo do tema que desejar, vale a pena pensar em um cardápio especial com detalhes que complementam o tema escolhido. Por exemplo: se escolher Halloween como tema, que tão fazer doces que imitem o formato de animais como o morcego, ou balas de dentinho para imitar os dentes de vampiro, vale até uns que imitem fantasmas e claro, a sua imaginação na hora de escolher os itens. Que tal um ponche, igual aqueles filmes americanos em que tinham bailes nas escolas no final do ano letivo?

3) Espaço para festas:

Algo que sempre pesa seja no orçamento ou na nossa cabeça é sempre encontrar o local certo para realizar o evento que desejamos fazer. Salões de festa tem preços muito caros, logo acabam pesando um pouco no orçamento. Se você irá fazer uma festa com um menor número de convidados, vale a pena pensar em um salão de condomínio ou a garagem enorme da casa do seu amigo. Quer ainda mais diversão? Festas em sítio sempre bombam, e vale até apostar em amigos para passarem a noite no lugar, aventura na certa!

4) Tema:

O tema é a parte em que mais teremos que soltar a nossa imaginação ou chamar alguém que entenda melhor do assunto. Nada de pensar que só porque é uma festa a fantasia as pessoas já irão “fantasiar” o local, porque é a maior besteira de todas. Festas com fantasias devem ter uma decoração que acompanhe ou seja superior ao traje de seus convidados, então, surpreenda-os!

5) Itens adicionais em uma festa:

Que tal dar a sua festa um diferencial para que todos se lembrem dela e recomendem as próximas aos amigos. Isso mesmo, festas boas merecem ter outras edições, certo? O primeiro passo é pensar em algo que faria toda a diferença em seu evento. Caso seja de criança um bom teatro infantil com o tema escolhido para a festa seria ótimo. Que tal uma máquina de fotos instantânea? Todos irão amar! Ou se tem mais dinheiro para gastar invista em banda, DJ e aquela iluminação que faz de qualquer espaço uma verdadeira balada incrível. Quer a festa bombe na internet? Que tal contratar um bom fotógrafo de um lugar conhecido, vale realmente a pena. Ou até aquela cascata deliciosa de chocolate, o que acham?

6) Pessoas para trabalhar durante o evento

Os famosos freelancers que todo mundo adora trabalhar para ganhar uma graninha extra, realmente existem. Seja para a organização do evento em si, para a recepção de pessoas, manobrar carros, seguranças, garçons para servir bebidas, comidas e claro, socorrer quando algo dá errado. Para fazer tudo isso que estamos conversando ou você pode se organizar ou contratar uma cerimonialista que cuidará de todos os detalhes para você, fazendo tudo parecer muito mais fácil. Para isso esse tipo de profissional cobra um preço a parte pelo seu serviço ou realiza pacotes em que já esteja incluído.

Durante o evento:

1) Organize seu Checklist

Nenhum organizador de evento vive sem um Checklist, para que acompanhe todo o desenvolvimento das atividades durante o evento. Quando chegará a decoração? Quando entregarão os comes e bebes? Quando os freelancers estarão no local? Qual a programação do evento? O local está organizado como o planejado? Não se esqueça de colocar nenhum desses itens no seu.

2) Entrada dos convidados

Lembre-se de comunicar aos seus freelancers como será o método de recepção dos convidados, se apenas entrarão com convite, ou se terá lista de entrada e convites. Tudo deve ser explicado com muito cuidado para que não haja erros. Lembre-se de fazer isso com as recepcionistas, seguranças e manobristas, para que todos saibam como funcionará. Lembre-se de separar as mesas que cada garçom deverá ficar responsável.

3) Preserve o local

Ninguém deseja entrar em um banheiro de festa e não querer entrar nunca mais. Banheiros de festa devem ser bem conservados e limpos, para você não ter que pagar aquele mico de alguém dizer que a organização estava péssima. Então, fique de olho! Outro detalhe importante é observar se quando contratar o local em que será a festa, ler corretamente o contrato para que note se eles dão os itens essencial que um banheiro necessita, vai por mim, pode ser que chegue e não tenha nem papel higiênico.

4) Servir comes e bebes

Nada de deixar convidados sem comida, durante a festa inteira devem ter salgadinhos ou outros complementos de seu cardápio a disposição do convidado. Tem distribuidoras que servem enquanto ainda tem pessoas no local e esse deve ser sempre o tratamento, nada de parar de servir comida quando ela acabar. Pense em contratar um local que lhe cobrirá caso isso aconteça. Sem comida é que não poderá ficar. Sem bebida também não. Lembre-se de notar se estão todos bem servidos. Quando as pessoas não comem direito é muito mais fácil falarem mal de seu evento do que você imagina.

5) As escolhas de música do DJ (FAÇA ESSE ITEM ANTES)

Não deixe a playlist por conta do DJ. Ele sabe o que é bom, mas tem gostos diferentes dos seus. Logo prefira organizar uma playlist e dar para ele dias antes para se organizar. Ou você mesma coloca em um pendrive, mas pergunte a ele o que prefere primeiro, entregar lista ou pendrive.

6) Observe se as pessoas que contratou estão trabalhando corretamente

Nada de contratar e achar que tudo vai sair as mil maravilhas. Observar e chamar a atenção quando fazem algo que você proibiu ou não gostou é essencial. Dessa forma você notará quem poderá participar de outros eventos seus, ou quem será mandado para casa antes do final do evento.

Pós evento

Acha que o trabalho acaba quando os convidados saem do local? Nada disso. O material usado como talheres, pratos e copos devem ser contados para que nada falte e para que dê o valor da multa caso tenham perdido muitos itens. Sem contar que deve pagar os funcionários que contratou, organizar a retirada da decoração e finalmente ir para casa.

Com certeza realizar qualquer evento, seja pequeno ou grande, em casa ou em um local específico geram um grande trabalho. Concordam?
Vejam algumas fotos abaixo de festas a fantasias para lhes inspirarem.

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Fotos: Pesquisa no Google por “Festa a fantasia”, “Festa de carnaval”, “Festa da Alice no País das Maravilhas” e “Festa de Terror”

Curtiram? Até o nosso próximo post sobre festas.

Quer saber como organizar alguma festa ou evento, mande por e-mail ou mande nos comentários que te ajudamos! (contato@diariodaaninhacarvalho.com)
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